Gestion des ventes

Qu'est-ce que le catalogue produit ?

Le catalogue produit regroupe l'ensemble de vos produits et services. Ainsi, lorsque vous créez une facture, vous pouvez facilement retrouver vos produits sans avoir à réécrire leurs données (prix, fournisseur...) à chaque fois.

Lors de la création de documents, les produits ou services doivent être enregistrés dans le catalogue produit avant de pouvoir l'ajouter aux documents. Vous pouvez facilement ajouter un produit au catalogue directement depuis l'interface de création de document.

Le catalogue produit existe côté ventes et côté achat.

Ajouter un produit ou un service à mon catalogue produit

Vous souhaitez ajouter les produits et service que vous achetez :

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY

2. Cliquez sur Achats > Catalogue produit

3. Cliquez en haut à droite sur Ajouter

4. Remplissez les renseignements : produit ou service, fournisseur, nom, prix HT, etc. Pour ajouter un tag, tapez le tag puis cliquez sur le bouton Ajouter qui apparaîtra

5. Cliquez sur Valider

Vous souhaitez ajouter les produits ou services que vous vendez :

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY

2. Cliquez sur Ventes > Catalogue produit

3. Cliquez en haut à droite sur Ajouter

4. Remplissez les renseignements : produit ou service, nom, prix HT, etc. Pour ajouter un tag, tapez le tag puis cliquez sur le bouton Ajouter qui apparaîtra

5. Cliquez sur Ajouter

Définition du catalogue client et du catalogue fournisseur

De la même manière que le catalogue produit, vous pouvez centraliser vos clients et fournisseurs afin de simplifier la création de documents et réduire les erreurs de saisie.

Vous pouvez retrouver ce catalogue dans :

• Ventes > Mes clients

  OU

• Achats > Mes fournisseurs

Lors de la création de documents, les clients ou fournisseurs doivent être enregistrés dans le catalogue avant de pouvoir l'ajouter au document. Vous pouvez facilement ajouter un client ou fournisseur au catalogue directement depuis l'interface de création de document.

Ajouter un client et un fournisseur à mon catalogue

Ajouter un client :

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY

2. Cliquez sur Ventes > Mes clients

3. Cliquez en haut à droite sur Ajouter un client

4. Vérifiez que Client est sélectionné

5. Sélectionnez le pays

6. Recherchez votre client par sa raison sociale ou son SIREN

7. Vérifiez les informations, puis cliquez sur Ajouter

Ajouter un fournisseur :

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY

2. Cliquez sur Achats > Mes fournisseurs

3. Cliquez en haut à droite sur Ajouter un fournisseur

4. Vérifiez que Fournisseur est sélectionné

5. Sélectionnez le pays

6. Recherchez votre fournisseur par sa raison sociale ou son SIREN

7. Vérifiez les informations, puis cliquez sur Ajouter

Que vous soyez dans Ventes ou Achats, vous pouvez ajouter clients et fournisseurs dans la barre latérale d'ajout.

Émission et édition d'une facture

1. Rendez-vous sur votre compte FYNELY

2. Sélectionnez l'onglet "Factures" dans la section "Ventes"

3. Cliquez sur l'onglet "Créer" (en haut à droite de votre écran)

4. Précisez si votre client est un professionnel ou un particulier

5. Renseignez les informations de votre client

6. Précisez si votre facture est un devis, un bon de commande ou autre

7. Précisez les informations relatives à la facture : date d'échéance, date d'exécution et/ou de livraison et les modalités de paiement

8. Remplissez l'IBAN client

9. Précisez les pénalités de retard de paiement, les conditions d'escompte puis les mentions spéciales

10. Ajouter les détails de la facture

11. Sélectionnez un produit ou un service dans la liste fournie

Ou bien d'en créer un nouveau en précisant le nom de ce dernier, le PU HT ainsi que le taux de TVA.

12. Ajoutez vos documents relatifs à la facture à éditer

13. Enfin, cliquez sur "Envoyer" (en bas à droite de votre écran)

Émission et réception d'une facture d'avoirs

1. Accédez à votre compte FYNELY

Connectez-vous à votre compte FYNELY.

2. Sélectionnez l'onglet "Avoirs" dans la section "Ventes"

Naviguez vers la section des ventes et cliquez sur l'onglet dédié aux avoirs.

3. Cliquez sur le bouton "Créer"

Localisez le bouton "Créer" situé en haut à droite de votre écran et cliquez dessus.

4. Précisez le type de client

Indiquez si votre client est un professionnel ou un particulier.

5. Renseignez les informations du client

Entrez les détails complets relatifs à votre client.

6. Inscrivez le numéro de facture de référence

Spécifiez le numéro de la facture à laquelle votre facture d'avoir doit faire référence.

7. Précisez les informations de la facture d'avoir

Remplissez les champs suivants :

• Titre
• Date d'expiration
• Mentions à faire figurer

8. Indiquez le type d'avoir

Précisez s'il s'agit d'une facture d'avoir totale ou partielle, puis complétez les informations nécessaires.

9. Ajoutez les documents pertinents

Joignez tous les documents relatifs à la facture d'avoir.

10. Envoyez la facture d'avoir

Cliquez sur le bouton "Envoyer" situé en bas à droite de l'écran pour finaliser l'envoi.

Émission et édition d'un devis

1. Rendez-vous sur votre compte FYNELY

2. Sélectionnez l'onglet "Devis" dans la section "Ventes"

3. Cliquez sur l'onglet "Créer" (en haut à droite de votre écran)

4. Précisez si votre client est un professionnel ou un particulier et renseignez ses informations

5. Précisez les informations relatives au devis : date d'émission, date d'échéance, les modalités de paiement

6. Ajoutez vos documents relatifs au devis à éditer

7. Enfin, cliquez sur "Envoyer" (en bas à droite de votre écran)

Émission, édition d'un bon de commande client

1. Rendez-vous sur votre compte FYNELY
2. Cliquez sur "Ventes" > "Bons de commande"
3. Cliquez sur l'onglet "Créer" (en haut à droite de votre écran)
4. Indiquez la nature du bon de commande, s'il s'agit d'un devis indiquez son numéro
5. Précisez les informations relatives au bon de commande : date d'émission, date d'échéance, les modalités de paiement (si besoin) puis les mentions à faire figurer
6. Ajoutez les détails du bon de commande
7. Sélectionnez un produit ou un service dans la liste fournie
8. Précisez l'adresse de livraison
9. Enfin, cliquez sur "enregistrer le brouillon" ou bien sur "envoyer" (en bas à droite de votre écran) afin de transmettre le bon de commande

Modifier les mentions légales sur ma facture

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY

2. Cliquez en bas à gauche sur Paramètres

3. Rendez-vous dans la section "Documents"

4. Modifiez les mentions légales de vos documents Vous pourrez modifier les mentions légales de vos factures, avoirs, devis et bons de commande.

5. Cliquez sur Enregistrer Les nouvelles mentions légales seront effectives sur vos nouveaux documents.

FYNELY étant un acteur luttant contre la fraude, il est normal de ne plus pouvoir modifier les numéros de référence une fois qu'ils ont été définis.

Encaisser par lien de paiement

Lorsque vous créez ou importez une facture de vente avec l'application FYNELY et que vous l'envoyez à un client qui n'est pas un utilisateur de la plateforme FYNELY, un lien de paiement est automatiquement intégré dans l'email envoyé au contact renseigné durant la création de la facture.

En cliquant sur Payer en ligne, votre client sera redirigé vers le partenaire Bridge pour payer : il aura simplement à choisir sa banque et sera redirigé vers son application bancaire pour effectuer un virement.

Vous recevrez alors les fonds directement sur le compte bancaire (IBAN) que vous aurez renseigné durant la création de la facture.

Pour information : les encaissements par lien de paiement sont soumis à des frais de 1 % sur le montant total de la facture.

Le paiement ou l'encaissement de factures est gratuit ?

Paiement

Si vous souhaitez payer une facture qui se trouve sur votre espace, le paiement de factures est totalement gratuit et sans commission. Vous êtes cependant limité sur le nombre de paiements que vous pouvez effectuer en fonction du forfait auquel vous avez souscrit.

Encaissement

Lorsque vous émettez une facture, deux cas se présentent :

• Votre client est utilisateur de la plateforme. Il recevra alors un e-mail l'invitant à gérer sa facture sur la solution et pourra procéder au paiement de sa facture dans son espace, de la même manière qu'évoqué dans le paragraphe Paiement situé au-dessus : le paiement sera sans frais.

• Votre client n'est pas utilisateur de la plateforme. Il recevra alors un e-mail avec un lien de paiement. L'encaissement des factures de vente réalisé par lien de paiement ou QR code est soumis à des frais de 1 % par transaction du montant total de la facture.

Que signifie l'icône e-invoicing affichée sur une facture ?

Ce que signale l'icône

La plateforme ajoute automatiquement l'icône e-invoicing aux factures reçues par le circuit officiel de la facturation électronique. Sa présence indique que la facture a transité par la Plateforme Agréée et qu'elle a été reconnue comme un document électronique conforme à la réforme de la facture électronique. Vous n'avez rien à activer pour la voir : elle apparaît d'elle-même sur les factures concernées.

L'icône se lit en tête de ligne, juste avant le numéro de la facture, dans la liste de vos factures d'achat.

Pourquoi ce repère est utile

Une même liste de factures d'achat peut rassembler des documents d'origines différentes. Certaines factures arrivent par le circuit électronique réglementaire, d'autres ont pu être déposées ou importées par un autre canal. L'icône e-invoicing distingue clairement la première catégorie de la seconde : elle vous confirme qu'une facture donnée est bien issue de l'e-invoicing officiel, et non d'un dépôt manuel.

Ce repère visuel est donc un point d'ancrage simple pour piloter vos factures fournisseurs en toute sérénité à l'approche de l'échéance du 1er septembre 2026, à partir de laquelle toutes les entreprises devront pouvoir recevoir leurs factures par voie électronique.

Les différents statuts d'une facture de vente

FYNELY permet de suivre en temps réel le statut de vos factures de vente :

• Brouillon
• Déposée / Envoyée : vous avez importé ou créé une facture de vente
• Approuvée / En attente de paiement : votre client a approuvé la facture
• En cours de paiement : votre client a entamé le processus de paiement de la facture sur FYNELY
• Paiement transmis / Payée : le paiement vous a bien été transmis
• Remboursée
• Partiellement remboursée
• Annulée
• Partiellement annulée
• Refusée : votre client a refusé la facture

Supprimer une facture de vente ?

Vous ne pouvez pas supprimer les factures de ventes qui ont été créées ou importées, afin de respecter les lois sur l'anti-fraude. Seuls les brouillons de factures de vente peuvent être supprimés. Les seules factures que vous pouvez supprimer sont les factures d'achat qui se situent dans votre boîte de réception et que vous n'avez pas encore enregistrées. Les factures d'achat de votre boîte de réception se situent dans l'encadré rouge.

Relancer mes clients

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY 2. Cliquez sur la facture de vente concernée par la relance. Vous pouvez appliquer des filtres afin de retrouver votre facture plus rapidement.

2. Cliquez en haut à droite sur Relancer

3. Sélectionnez le(s) contact(s) de l'entreprise cliente que vous souhaitez relancer puis personnalisez votre contenu

4. Votre client recevra un e-mail de relance

Note importante

Vous souhaitez relancer un contact n'étant pas présent dans la liste ? Il vous suffit de mettre à jour la liste des contacts dans : Ventes > Mes clients > Sélectionnez votre client > Ajoutez un contact

Relances manuelles avec message personnalisé

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY
2. Cliquez sur Ventes > Factures
3. Sélectionnez la facture concernée par votre relance
4. Cliquez sur "Relancer"
5. Sélectionnez le contact que vous souhaitez relancer
6. Inscrivez votre message
7. Envoyez la relance