Gestion des Achats

Avec l'application Fynely, vous pouvez importer vos factures automatiquement en les envoyant sur une adresse e-mail générique. Chaque fichier envoyé sur cet e-mail sera importé sur votre compte Fynely : lorsque vous achetez pour un produit ou service vous pouvez ainsi renseigner cet e-mail en tant qu'email de facturation.

Étapes d'activation

1. Connectez vous sur votre compte FYNELY
2. Cliquez sur Paramètres, en bas à gauche de l'écran.
3. Dans Paramètres entreprise, vous retrouvez l'adresse e-mail générique juste en-dessous de votre logo :

Réception d'une facture :

1. Rendez-vous sur FYNELY
2. Rendez-vous dans Achats > Factures :
3. En haut à droite, cliquez sur Déposer une facture :
4. Sélectionnez "Facture" comme type de document puis cliquez sur "Téléchargez votre document" ou glissez-déposez directement vos documents dans l'espace prévu à cet effet : Une fois importé, le système analyse votre reçu ou facture pour extraire automatiquement ses données (Montant HT, TVA, montant TTC, date d'émission...).

Possibilité d'envoyer vos factures à une adresse e-mail générique par laquelle vos factures seront automatiquement importées sur votre compte FYNELY :

1. Se rendre dans les paramètres de l'application :
2. Vous trouverez l'adresse e-mail générique permettant l'importation :

Étapes pour ajouter des documents à une facture d'achat

1. Connectez-vous sur FYNELY

2. Rendez-vous dans Achats > Factures

3. En haut à droite, cliquez sur Déposer une facture

4. Cliquez sur Téléchargez votre document ou glissez-déposez directement vos documents Vous avez deux options pour importer votre document : cliquer sur le bouton de téléchargement ou utiliser la fonctionnalité glisser-déposer.

5. Complétez et vérifiez les informations déjà extraites de la facture Le système extrait automatiquement certaines données de votre document. Assurez-vous que toutes les informations sont exactes.

6. Ajoutez des documents si besoin Vous pouvez ajouter plusieurs documents ou justificatifs supplémentaires au-delà du document principal.

7. Validez votre facture en cliquant sur Enregistrer

Les factures reçues sont-elles archivées automatiquement, et pour combien de temps ?

Les factures électroniques reçues sur la plateforme bénéficient d'une conservation automatique. Selon la documentation, "dès qu'une facture arrive par le circuit de la facturation électronique, elle est conservée telle quelle, sans intervention de votre part."

Cette sauvegarde préserve trois éléments clés :

• Format d'origine de chaque facture
• Intégrité du document
• Traçabilité du parcours

Les factures demeurent accessibles dans votre liste de factures d'achat à tout moment, sans nécessiter d'action manuelle d'exportation ou d'archivage de votre côté.

Pour combien de temps les factures sont-elles conservées ?

Conformément à la législation française applicable, "les factures sont conservées 10 ans."

Votre facture a déjà été importée dans l'application FYNELY :

1. Rendez-vous sur votre compte FYNELY
2. Cliquez sur Achats > Factures :
3. Cliquez sur la facture dont vous souhaitez indiquer que le paiement a déjà été effectué :
4. Cliquez sur la mention "Marquer comme payé" :
5. Remplissez les informations relatives au paiement :
6. Cliquez sur "Valider" :

Vous êtes en train d'importer une facture :

1. Rendez-vous sur votre compte FYNELY
2. Rendez-vous dans Achats > Factures :
3. En haut à droite, cliquez sur Déposer une facture :
4. Cliquez sur Téléchargez votre document ou glissez-déposez directement vos documents dans l'espace prévu à cet effet :
5. Cliquez sur Cette facture est déjà payée :
6. Complétez éventuellement les informations de la facture qui ont été extraites :
7. Validez en cliquant en bas de la page sur Enregistrer :

Vous souhaitez valider une facture :

1. Rendez-vous sur votre compte sur le site FYNELY
2. Cliquez sur Achats > Factures :
3. Sélectionnez la facture que vous souhaitez valider :
4. Cliquez en bas à droite sur Valider : Les factures qui n'ont pas encore été validée ont le statut "À valider" :

Vous souhaitez désigner un collaborateur en tant que valideur :

1. Rendez-vous sur votre compte sur le site FYNELY
2. Cliquez sur Achats > Factures :
3. Sélectionnez la facture sur laquelle vous souhaitez un valideur :
4. Cliquez sur Ajouter un validateur :
5. Choisissez le collaborateur que vous souhaitez ajouter en tant que Valideur et cliquez sur Ajouter :
6. Une fois validée par le valideur, les informations du collaborateur ainsi que la date et l'heure de validation apparaîtront : Le collaborateur que vous aurez désigné en tant que Valideur recevra un email l'invitant à valider l'opération.

1. Rendez-vous sur le site FYNELY
2. Cliquez sur Achats > Factures :
3. Sélectionnez la facture que vous souhaitez refuser :
4. En bas à droite de l'écran, cliquez sur Refuser :
5. Précisez le motif du refus :
6. Appuyez sur "Confirmer" : Il est seulement possible de refuser les factures d'achat ayant le statut "À valider"

La solution FYNELY permet de suivre en temps réel le statut de vos factures d'achat si votre fournisseur utilise également la plateforme.

Les statuts disponibles

• Brouillon
• Reçue / À valider : vous avez reçu ou déposé une facture d'achat nécessitant validation
• Approuvée / À payer : la facture est approuvée, reste le paiement
• En cours de paiement : processus de paiement initié dans l'application
• Paiement transmis / Payée : le paiement a été transmis au fournisseur
• Remboursée
• Partiellement remboursée
• Annulée
• Partiellement annulée
• Refusée : la facture n'a pas été approuvée

Une fois qu'une facture a été complétée et enregistrée, "il n'est plus possible de la supprimer. Vous pourrez alors la refuser."

Cependant, les utilisateurs conservent la capacité de supprimer les factures d'achat qui se trouvent dans leur boîte de réception tant qu'elles n'ont pas été traitées. "Vous pouvez accéder aux factures situées dans la boîte de réception en cliquant sur 'Traiter les factures'."

Rechercher une facture :

1. Rendez-vous sur le site FYNELY
2. Cliquez sur Ventes > Factures ou Achats > Factures, en fonction du type de si vous rechercher une factures de vente ou d'achat :
3. Dans la section Filtre et recherche vous pouvez rechercher par nom/numéro de facture, nom de l'entreprise, ou statut de la facture :
4. En cliquant sur Recherche avancée vous pouvez aussi filtrer vos résultats en fonction de la date d'émission et de la date d'échéance : Cette fonctionnalité est également disponible dans le module "Avoirs", "Bon de commande" et "Devis"

Ouvrir la facture et examiner son contenu

1. Dans le menu Achats, ouvrez Factures pour afficher la liste de vos factures d'achat.

2. Repérez la facture portant le statut Reçue / À valider et ouvrez-la.

3. La facture s'affiche en détail : aperçu du document, fournisseur reconnu, numéro, dates et montants. Le statut Reçue / À valider est rappelé en haut de l'écran.

Valider ou refuser la facture

En bas de l'écran de la facture, trois actions sont disponibles :

• Valider : vous acceptez la facture. Elle poursuit alors son cours dans votre liste de factures d'achat.

• Refuser : vous rejetez la facture. Son statut passe à « Refusée » et ce refus est également remonté vers la Plateforme Agréée, qui en informe l'émetteur.

• Marquer comme payé : vous signalez que la facture a été réglée. Cette action concerne le suivi du paiement, pas l'acceptation du document.

Vérifier le nouveau statut dans la liste

Une fois la décision prise, la facture porte son nouveau statut dans la liste des factures d'achat. Vous y distinguez d'un coup d'œil les factures encore à traiter, en Reçue / À valider, de celles que vous avez déjà acceptées ou refusées.

Une facture validée poursuit son cycle de vie normal, jusqu'à son paiement. Une facture refusée s'arrête à ce statut, et c'est à l'émetteur de prendre le relais auprès de vous.

Introduction

Il arrive qu'une facture reçue de votre fournisseur contienne une erreur : un montant inexact, un taux de TVA mal appliqué, une référence de commande absente ou erronée.

La marche à suivre dépend de l'endroit où se trouve la facture au moment où vous repérez le problème. Deux cas se présentent : soit la facture est encore dans la section « Factures à enregistrer », soit elle figure déjà dans vos factures d'achat.

Lorsqu'une facture électronique arrive dans sur la plateforme, elle est reçue automatiquement et identifiée comme document du circuit électronique. Cette réception ne contrôle pas la justesse du montant, du taux de TVA ou des mentions de la facture : ce contrôle relève de votre propre vérification, comme pour n'importe quelle facture fournisseur.

La plateforme ne corrige jamais une facture à votre place et ne détecte pas non plus les erreurs de saisie de votre fournisseur.

C'est à vous d'examiner la facture reçue avant de la traiter.

Cas 1 : la facture est dans « Factures à enregistrer »

Tant que la facture se trouve dans la section « Factures à enregistrer », vous n'avez pas encore validé son enregistrement. À ce stade, vous pouvez corriger les erreurs liées à l'extraction automatique des données (l'OCR) avant d'enregistrer la facture.

L'extraction automatique lit les informations de la facture (montant, TVA, références) pour les pré-remplir. Si l'une de ces données a été mal reconnue, vous la rectifiez directement avant l'enregistrement :

1. Dans la section « Factures à enregistrer », ouvrez la facture concernée pour afficher son détail.

2. Comparez les informations extraites (le montant, la TVA, la référence) avec ce qui figure réellement sur la facture.

3. Corrigez les champs mal extraits, puis enregistrez la facture.

Cette correction porte sur les données extraites par l'OCR, pas sur le contenu émis par votre fournisseur. Si l'erreur vient de la facture elle-même (et non d'une erreur de l'OCR), reportez-vous au cas 2.

Cas 2 : la facture est déjà dans vos factures d'achat

Si la facture figure déjà dans vos factures d'achat et qu'elle comporte une erreur de la part de votre fournisseur, il est nécéssaire de la refuser. Le refus est un signal explicite : il indique à votre fournisseur que vous n'acceptez pas la facture en l'état, et le statut de refus remonte jusqu'à lui par l'intermédiaire de la Plateforme Agréée (P.A.).

Pour refuser une facture reçue :

1. Dans la rubrique Achats, ouvrez la facture concernée pour afficher son détail.

2. Vérifiez les informations en cause (le montant, la TVA, la référence) au regard de ce qui était attendu.

3. En bas de l'écran de la facture, parmi les actions disponibles, sélectionnez Refuser et signalez le motif du refus.

Le refus place la facture dans un statut de refus explicite et remonte cette information vers votre fournisseur via la Plateforme Agréée. La facture refusée n'est pas supprimée : elle reste tracée dans vos achats, avec son nouveau statut.

Ce que fait ensuite votre fournisseur : facture corrigée ou avoir

Une fois informé du refus, c'est à votre fournisseur de régulariser la situation :

• Il émet un avoir, afin d'annuler la facture précédente

• Il réémet ensuite une facture corrigée, qui vous parvient comme un nouveau document électronique

Les documents arrivent dans votre interface que vous pourrez à votre tour vérifier puis accepter.

Vous n'avez aucune correction à réaliser vous-même sur la facture initiale : la responsabilité de l'émission d'un document juste revient au fournisseur.

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY
2. Cliquez sur Achats > Factures :
3. Dans l'encadré Factures à payer, cliquez sur Payer mes factures :
4. La liste des factures sera alors actualisée pour ne montrer que les factures nécessitant un paiement.
5. Cliquez sur la facture que vous souhaitez payer :
6. En bas à droite de l'écran, cliquez sur Payer :
7. Sélectionnez votre banque :
8. Un champ date de paiement apparaîtra alors si votre banque est compatible.
9. Cliquez sur Confirmer : vous serez alors redirigé vers votre banque pour procéder au paiement

1. Connectez-vous sur votre espace FYNELY

2. Cliquez sur Achats > Factures :

3. Dans l'encadré Factures à payer, cliquez sur Payer mes factures :

4. La liste des factures sera alors actualisée pour ne montrer que les factures nécessitant un paiement.

5. Sélectionnez les factures à payer en cochant leur case à gauche de leur nom :

6. Cliquez sur Export SEPA :

7. Sélectionnez l'IBAN :

8. Cliquez sur Confirmer, un fichier XML sera alors téléchargé.

9. Vous n'avez plus qu'à communiquer à votre banque le fichier afin de procéder au paiement des factures.